小さな会社のマイナンバー制度への対応(3)

個人番号関係事務

会社は、従業員等に給与を支払い、社会保険料等を徴収しています。

そのため、源泉徴収票などの法定調書や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などを作成して、行政機関等に提出しています。

これは、これからも同じです。

ただ、今後は、これらの書類に従業員等の個人番号を記載して提出する必要があります。

このことを個人番号関係事務といいます。

また、社内や会社から委託を受けて個人番号関係事務を行う者を個人番号関係事務実施者といいます。

すべての事業者が個人番号関係事務を行うこととなります。

そのため、個人番号と関わらざるを得ないのです。

そこで、あなたの会社では、どのように個人番号と関わるのか、それを決めておく必要があります。

これが、マインバー制度への対策ということです。

マイナンバーガイドライン

どのような対策を行う必要があるかは、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に明示されています。

ですから、このガイドラインの内容を確認して、やらなければならないことをやればよい。

簡単にいえば、それだけです。

では、「やらなければならないこと」とは、具体的には何でしょうか。

それは、「特定個人情報に関する安全管理措置」のことです。

上記ガイドラインでは、(別添)として、47ページ以降に示されています。

以下、ガイドラインに沿って、対策を進めていきましょう。

対策手順

1. 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化

普通は、従業員等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務ということになります。

2. 特定個人情報等の範囲の明確化

「特定個人情報」とは個人番号を含む個人情報のことです。

個人番号を記載した源泉徴収票は、特定個人情報に該当します。

ですから、範囲の明確化とは、個人番号が記載される源泉徴収票などの法定調書や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などの書類を具体的に洗い出すことです。

3. 事務取扱担当者の明確化

個人番号関係事務実施者を決めるということです。

個人番号の取得から廃棄まで、だれが責任をもって行うのか、責任者及び担当者を明確にします。

給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類の作成を税理士や社会保険労務士等に委託している場合は、個人番号関係事務の一部を外部委託することとなります。

だれに何を委託するのかを明確にします。

4. 基本方針の策定

あなたの会社が、中小規模事業者(従業員100人以下で、5,000人以上の個人情報を保有せず、個人番号関係事務の委託を受けない事業者)に該当すれば、策定は求められておりません。

5. 取扱規程等の策定

あなたの会社が、中小規模事業者に該当するのであれば、策定は求められません。

ただし、上記1. ?3. の「明確化」と事務取扱担当者が将来変更になった場合の確実な引き継ぎと責任者による確認は必須です。

安全管理措置

以下に安全管理措置の内容をまとめておきます。中小規模事業者の場合は、簡略化した対応策で容認されます。

小さな会社の対応策はかなり限定的ですが、個人情報を5,000人分以上保有する個人情報取扱事業者に該当するような会社では、しっかりとした対策が求められています。

(出所:マイナンバーガイドライン入門

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強み経営のすすめ

私は、おおさか地域創造ファンドの豊能地域コーディネーターとして、
新規事業の立ち上げ支援にこの8年間、携わっています。

助成金を支給して支援した事業、支援している事業だけでも39になります。

新たな事業の立ち上げを支援する助成金ですので、
創業の場合を除き、中小企業における新規事業開発です。

支援した業種は、製造業にとどまらず、卸売業・小売業・サービス業、さらには農業関連の事業もあります。

また、営利事業だけでなく非営利の事業も含まれています。

お陰様で、多様なビジネス形態における新規事業開発の推移をたくさん知ることができました。

もちろん、成功した事業もあれば、失敗した事業もあります。

新規事業が成功する要因も失敗に帰する要因も千差万別です。

しかし、あることに着目すると、「なぜ成功しているのか」「なぜ失敗したのか」について、ある程度納得いくストーリーが語れることに気づきました。

数年前のことです。

これは、長年数多くの新規事業を支援してきた経験から得られた経営に関する私なりの一つの仮説です。

でもそのいわんとするところは、実は何の変哲もない、従来から普通にいわれている「定説」でもあります。

少し話は飛びますが、、船井総研創立者である今は亡き船井幸雄先生のセミナーを
20歳代後半から30歳代前半にかけて私はたくさん受講しました。

当時、船井幸雄先生は、我々受講生に対して、いつもいつも、経営のコツを単純明快な言葉で伝えてくださいました。

いまでもそれらの言葉を大切にしていますが、その中の一つに「長所伸展」があります。

人にも、会社にも、良いところ、すなわち長所も、悪いところ、つまり短所も、必ず両方ある。

しかし、短所は直らない。短所を指摘すればするほど、悪くなる。

そうではなくて、長所、得意なことを徹底的に伸ばすべきである。

そうすれば、その長所により短所を十分にカバーできる。

長所を伸ばすこと、これにのみ、集中すべきである。

私は、長所伸展をこのように理解しています。

さて、数年前に私が気づいたことは、まさにこのことです。

新規事業が「なぜ成功しているのか」、「なぜ失敗したのか」について、
その会社の「長所」という観点から分析してみると、ある一定の傾向が読み取れるのです。

その内容については、次回にお話しします。

小さな会社のマイナンバー制度への対応(2)

前回は、事業者の規模を問わず、すべての事業者がマイナンバー制度の適用対象になることを説明しました。

小さな会社でも個人番号を対応が必要

小さな会社では、どのような場合に個人番号を取り扱うことになるのでしょうか?

事業者が従業員等から個人番号の提供を受けて、これを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等へ提出する」場合が該当します。

ほとんどの会社は、社員さんやパートさんに給与を支払っていると思います。

その場合、源泉徴収票、給与支払報告書に社員さんやパートさんの個人番号を記載することになります。

また、税理士さんに顧問料を支払っている場合、支払調書に税理士さんの個人番号を記載することになります。

そのため、社員さんやパートさん、あるいは税理士さんから、あらかじめ本人の個人番号の提供を受けておく必要があります。

こうした個人番号を取り扱う業務のことを、個人番号関係事務といいます。

つまり、社員さんやパートさんを雇っているすべての事業者が個人番号関係事務を行うこととなります。

小さな会社も個人番号関係事務を行わざるを得ないのです。

個人番号関係事務に課せられる重い義務

小さな会社は、「小さな」という言葉通り、少人数で運営されています。

日常の業務やそれに関連する事務処理だけでも、少人数でこなすのは大変。

そういった会社が多いと思います。

そこへ、2015年の年末以降に「個人番号関係事務」が新たに加わってきます。

この「個人番号関係事務」には、企業規模に関係なく、次の義務が課せられます。

ここでは、次の3つの観点から確認しましょう。

  1. 個人番号の利用制限
  2. 個人番号の安全管理
  3. 個人番号の提供制限

個人番号の利用制限

個人番号は、番号法により利用目的が限定的に定められています。

企業では、源泉徴収票及び社会保障の手続書類に従業者等の個人番号を記載して行政機関や健康保険組合などに提出する場合(上記、個人番号関係事務)以外では、利用できません。

たとえば、個人番号を使って社員を管理すれば義務違反になります。

社員管理は、個人番号関係事務ではないので、その目的では利用できません。

やっかいなのは、個人情報保護法との違いです。

個人情報保護法では、本人が同意すれば、どのような利用目的でも個人情報を利用できます。

そこで、「社員管理のために個人番号を使う」という利用目的に対して、社員の同意をとればいいだろう、と考える社長様もいらっしゃるかもしれません。

でも、これは、アウトです。

本人の同意があったとしても、個人番号関係事務以外では利用してはいけません。

小さな会社のマイナンバー制度への対応(1)

近頃テレビでマイナンバーのCMをみませんか

当事務所では、強みを守るための社内体制作りの一貫として、情報セキュリティ対策や個人情報保護対策のお手伝いをしております。

この個人情報に関して、現在大きな動きがあります。

最近テレビでも政府広報がスタートしましたので、徐々に認知度も高まっているようです。

それは、2016年1月1日よりスタートするマイナンバー制度です。

それに先立ち、今年2015年(平成27年)10月より、全国民に対して個人番号の通知が始まります。

マイナンバー制度ってなんですか

マイナンバー制度というのは、内閣官房のページで公開されている「番号制度の概要」という資料によると、導入の趣旨は

番号制度は、複数の機関に存在する個人の情報を同一人の情報であるということの確認を行うための基盤であり、社会保障・税制度の効率性・透明性を高め、国民にとって利便性の高い公平・公正な社会を実現するための社会基盤(インフラ)である。

と説明されています。

そして、「社会保障・税・災害対策の各分野で番号制度を導入」することによって、

  • より正確な所得把握が可能となり、社会保障や税の給付と負担の公平化が図られる
  • 真に手を差し伸べるべき者を見つけることが可能となる
  • 大災害時における真に手を差し伸べるべき者に対する積極的な支援に活用できる
  • 社会保障や税に係る各種行政事務の効率化が図られる
  • ITを活用することにより添付書類が不要となる等、国民の利便性が向上する
  • 行政機関から国民にプッシュ型の行政サービスを行うことが可能となる

などの効果が得られるということです。

そのために、次の4つの条件を満たす個人番号が全国民に付番されます。

?悉皆性(住民票を有する全員に付番)
?唯一無二性(1人1番号で重複の無いように付番)
?「民-民-官」の関係で流通させて利用可能な視認性(見える番号
?最新の基本4情報(氏名、住所、性別、生年月日)と関連付けられている

この個人番号の通知が、今年(2015年)の10月にスタートするのです。

住基ネットとは全く違います

「同じような話を聞いた」とお思いの方もあるかもしれません。

そう、「住基ネット(住民基本台帳ネットワークシステム)」です。

こちらは、総務省の管轄です。総務省のホームページによると

住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)は、住民の方々の利便性の向上と国及び地方公共団体の行政の合理化に資するため、居住関係を公証する住民基本台帳をネットワーク化し、全国共通の本人確認ができるシステムとして構築するものです。

と説明されています。つまり、「住基ネット」の名称通り、住民基本台帳をネットワーク化したものです。

住民基本台帳とは、何でしょうか。これも総務省のホームページによると

住民基本台帳は、氏名、生年月日、性別、住所などが記載された住民票を編成したもので、住民の方々に関する事務処理の基礎となるものです。
 住民基本台帳の閲覧や住民票の写しの交付などにより、住民の方々の居住関係を公証するとともに、以下に掲げる事務処理のために利用されています。

選挙人名簿への登録
国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認
児童手当の受給資格の確認
学齢簿の作成
生活保護及び予防接種に関する事務
印鑑登録に関する事務                  など

先日統一地方選挙が実施されましたが、ここでも「住基ネット」が利用されていた、ということですね。

事務処理の対象に「国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認」が挙げられています。

一方、上記マイナンバー制度の概要で確認したように、個人番号も「社会保障・税・災害対策の各分野で」導入されます。

そこで、税金を使って、「住基ネット」と同じようなことをするのは、無駄ではないか。

とお考えかもしれません。

しかし、「住基ネット」と「マイナンバー制度」とは、全く異なります。

「住基ネット」は、行政内部での仕組みですので、企業は全く関係ありません。

企業側には、基本的に対策は必要ありません。

マイナンバー制度は企業のとって一大事です

ところが、「マイナンバー制度」は、「民-民-官」の関係で流通させて利用します。

あなたの会社でも「個人番号」を流通させる必要があります。

これが「一大事」なのです。

個人番号を会社で流通させることを、個人番号関係事務といいます。

そしてこの事務を行う者(つまり、あなたの会社です)には、次のような義務が課せられます。

  1. 事務に必要な限度で個人番号を利用しなければならない
  2. 事務の委託先を適切に管理しなければならない
  3. 個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない
  4. 個人番号の取得時の本人確認措置を講じなければならない
  5. 個人番号を含む個人情報のデータベースを作成してはならない

これを読んで、「我が社は個人情報保護について対策を行っているから大丈夫」と思われた社長様、要注意です。

個人情報保護対策をやっているから大丈夫は危険

思い起こせば、個人情報保護法が完全施行された2005年(平成17年)4月1日の前後にも、企業や団体などにおける過剰反応などが全国で発生して、大騒ぎになりました。

このとき、多くの企業では、個人情報保護について、一定の対応を行ったと思います。

それからちょうど10年。

この間、いくつかの大きな個人情報漏洩事件が発生して、その時には注目を浴びましたが、それを自社にも当てはめて、真剣に対応している企業は、少ないのではないでしょうか。

また、小さな会社においては、「あれは大企業の話。当社には関係ない」とお考えの社長も多いと思います。

故意に情報を盗んだ個人は罰せられますが、大規模な個人情報を漏洩した会社そのものが罰せられたという話も聞きません。

個人情報保護法にも罰則規定はありますが、それは、

  • 個人情報保護法の規定に違反した事業者には、主務大臣が勧告する。
  • 勧告に従わないときにはその勧告に係る措置をとるべきことや違反を是正するために必要な措置をとることを命ずることができる。
  • この命令に違反すると6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処せられることがある。

というもので、「勧告⇒措置命令⇒罰金等」とまずは勧告からです。

マイナンバー法では懲役刑も科せられます

しかも、処罰の対象となる事業者は、取り扱う個人情報が5,000人を超えるような事業者(これに該当する事業者を「個人情報取扱事業者」といいます)だけです。

ところが、マイナンバー法では、たとえば

  • 個人番号利用事務等を行う者が、正当な理由なく個人番号を提供した場合、4年以下の懲役や200万円以下の罰金が科せられる。

のです。

いきなり懲役や罰金が科せられるのです。

故意ではなく不注意で個人番号を漏洩したとしても、個人番号関係事務を行う者に課せられる「個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない」という義務違反になるのは明らかだと思います。

つまり、個人番号関係事務を行う者に対して、個人情報保護法より格段に厳しい罰則を科すことに、マイナンバー法はなっています。

少人数の会社だから関係ない、は通用しません。

個人番号は取り扱う件数には関係ありません。

確かに従業員の数が100人以下の事業者には特例的対応が「ガイドライン」には記載されていますが、それでもそれらを実施するとなると相当の準備が必要と思われます。

個人情報保護法が完全施行された時よりも、遙かに社会的な関心が高まると思われます。

マイナンバー制度がスタートする前後であれば、たとえ1件でも漏洩すると、大きく報道され、事業遂行に大きなダメージを受ける可能性があります。

個人番号の通知開始まで、半年を切りました。

十分な時間があるとはいえません。

あなたの会社でも、しっかりと対応を進めてください。

それが、あなたの会社の強みを守ることにつながります。

ハンズオン支援の有効性

新たにビジネスを起こすことを、「創業」とか「起業」とか、あるいは、少しかっこよく「ベンチャー」とか「スタートアップ」とか、いろいろ表現されています。

人間のライフサイクルに例えると、「胎児」から「新生児」、さらに、「よちよち歩きの幼子」というイメージでしょうか。なので、ビジネスという弱肉強食の世界にいきなり放り込まれると、生存するのはかなり厳しい。そこで、「創業支援」が必要にいわれます。

これからビジネスをスタートしようという方を対象に、ビジネスのイロハから、手取り足取りサポートするということです。「手取り足取り」ですから、ハンズオン支援といいます。

でも、このハンズオン支援、スタートアップにだけ必要というわけではありません。

たとえば、私は地域活性化コーディネーターという役割で、「おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」を担当しています。今、多くの方が注目している新たな取り組みに対する「補助金」の先駆けのようなものです。

ただ、この助成金には大きな特徴が一つあります。

それは、この助成金にはハンズオン支援が組み込まれているという点です。

なに?それ??

何のこと?

ご説明しましょう。

補助金について書いた記事が、検索結果の上位に表示されているようです。たとえば、「ものづくり補助金 書き方」で検索すると、今のところ1位表示されます。

そこで、このサイトにも多くの方がお越しいただいているようです。ありがとうございます。

さて、「ものづくり補助金 書き方」で検索される方は、どのような方でしょうか。

これまで補助金等を活用したことがなく、補助金に初めて申請されようとしている方ではないでしょうか。

補助金を活用した経験がある方ならおわかりだと思いますが、申請までより申請後のいろいろな書類の整備の方が、大変ということが多いです。

「申請書類が煩雑だ」という事業者からのクレーム(?)に応えてかどうかわかりませんが、申請書類のフォーマットのページ数が非常に少なくなっています。様式上は、わずか数ページですね。

負担が軽くなるというのはいいことだと思います。

ところが、補助金に採択された後、実際に補助対象経費を使い、その経費に対して補助金を請求する段になると、様相は一変します。

設備を買うとしましょう。

まず、金額にもよりますが、一般的には相見積もりが必要です。相見積もりをとらずに、発注した場合は、なぜその会社に発注したのか、第三者に説明するための「選定理由書」を書く必要があります。

次に発注です。

通常の取引であれば、電話で「注文します」といえば、OKの取引先に対しても、助成対象経費とする場合は、そうはいきません。

いつ発注したのかを明確にするために、「発注書」が必要です。その日付も重要。補助金の交付決定日以前の日付では、その経費自体が補助対象とはなりません。

日付がはっきりしないと、「交付決定日以前の発注でない」ことを示せませんから、これも補助対象経費となりません。

ですから、発注した日付が明確にわかる「発注書」が必要とされます。

次に、納品です。

機械が納品されたら、検品をした、不備がないか確認した上で、「受領書」に受領印を押しますよね。この日付を明らかにする必要があります。

補助対象経費と認められるためには、たとえば、納品書に受領日と誰が検品したのか記録しておく必要があります。

これで、やっと請求書にたどり着きます。

後は支払うだけ。

でも、ここでも大きな落とし穴があります。致命的となる場合も多いです。

まず、手形や小切手での支払いは、認められない場合が多いです。

いつもの取引でそうしているからと、手形で支払った場合、その経費は、補助対象となりません。手形を切るぐらいですから、数百万円とかいう場合でしょうね。

「補助金は出せません。」

というつれない結果になります。ご用心。

また、振込料金は補助対象経費とならない場合が多いです。

つまり、100万円を支払う場合、100万円の中に振込手数料を込みで支払うと、補助対象経費は、100万円から振込手数料を差し引いた金額となります。

ですから、100万円を助成対象経費にしたい場合は、振込手数料は自社負担としなければなりません。

日頃から振込手数料を相手先負担にされている会社だと、違和感をもたれますが、補助金の要項に明示されているはずですので、ご確認ください。

この振込手数料、件数が多くなると馬鹿になりません。そこで、振込手数料を少しでも安くしようと、ネットで振り込まれる場合が最近多いです。

でも、ここでも慎重に対応する必要があります。

ネット振込の場合は、振込直後しか、振込の明細を印刷できません。しかし、「後で通帳を見ればわかる」と考えて、振込明細を印刷していないと、助成対象経費の検査の際に「振込明細を見せてください」となって、慌てることになります。

銀行の窓口に出向いて、「振込明細」を発行してもらう必要があるかもしれません。

最悪のパターンは、ネット銀行の口座が法人口座でなく、社長様の個人名義の口座になっている場合です。

日頃から会社宛の請求について、社長様個人名義の口座から振り込んでいるような場合は、よほど注意しないと、通常の取引と同じように個人名義で振り込んでしまいがちです。

この場合は、エビデンス上は、会社から支払われていない訳ですから、助成対象経費と認められません。

支払いのエビデンスが最も簡単な「物品購入」の場合ですら、このように留意しておくべきポイントがたくさんあります。

もちろん、こうしたことは、採択事業者向けの説明会で詳細に説明されるはずですが、補助金の経験がないと、説明を聞いてもイメージできない場合が多いようです。

さて、本題はここから。

おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」では、こうした細々した事務処理に関する注意点などについて、定期的に会社に訪問して、書類をチェックして、不備があれば修正するようアドバイスしています。

また、事業は計画通りにはなかなか進まないものです。

当初想定していなかったような事態に遭遇することも多いです。そんな時、私たち専門家からその都度適切なアドバイスを受けられます。

しかも、これらはすべて「おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」という制度の中に組み込まれているので、費用はかかりません。

これが「おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」の特徴であるハンズオン支援です。

「定期的に訪問してもらうので、怠けるわけにもいかず、自分にむち打ってがんばった結果、当初の想定以上の成果がでました」

という感謝の声が多いのは、このハンズオン支援に対してです。

「助成金というお金よりも、ハンズオン支援の方がずっとありがたい」という声を多く聞きます。

今、多くの補助金が公募されていますが、ハンズオン支援が制度として組み込まれている例は、「おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」以外には、あまり見受けられないように思います。

長年「おおさか地域創造ファンド 地域支援事業 助成金」を担当し、ハンズオン支援の有効性を身にしみて感じていますので、補助金を初めて活用されようという方は、ハンズオン支援してくれる専門家を必ず身近に置かれることを強くおすすめします。