小さな会社のマイナンバー制度への対応(3)

個人番号関係事務

会社は、従業員等に給与を支払い、社会保険料等を徴収しています。

そのため、源泉徴収票などの法定調書や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などを作成して、行政機関等に提出しています。

これは、これからも同じです。

ただ、今後は、これらの書類に従業員等の個人番号を記載して提出する必要があります。

このことを個人番号関係事務といいます。

また、社内や会社から委託を受けて個人番号関係事務を行う者を個人番号関係事務実施者といいます。

すべての事業者が個人番号関係事務を行うこととなります。

そのため、個人番号と関わらざるを得ないのです。

そこで、あなたの会社では、どのように個人番号と関わるのか、それを決めておく必要があります。

これが、マインバー制度への対策ということです。

マイナンバーガイドライン

どのような対策を行う必要があるかは、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に明示されています。

ですから、このガイドラインの内容を確認して、やらなければならないことをやればよい。

簡単にいえば、それだけです。

では、「やらなければならないこと」とは、具体的には何でしょうか。

それは、「特定個人情報に関する安全管理措置」のことです。

上記ガイドラインでは、(別添)として、47ページ以降に示されています。

以下、ガイドラインに沿って、対策を進めていきましょう。

対策手順

1. 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化

普通は、従業員等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務ということになります。

2. 特定個人情報等の範囲の明確化

「特定個人情報」とは個人番号を含む個人情報のことです。

個人番号を記載した源泉徴収票は、特定個人情報に該当します。

ですから、範囲の明確化とは、個人番号が記載される源泉徴収票などの法定調書や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などの書類を具体的に洗い出すことです。

3. 事務取扱担当者の明確化

個人番号関係事務実施者を決めるということです。

個人番号の取得から廃棄まで、だれが責任をもって行うのか、責任者及び担当者を明確にします。

給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類の作成を税理士や社会保険労務士等に委託している場合は、個人番号関係事務の一部を外部委託することとなります。

だれに何を委託するのかを明確にします。

4. 基本方針の策定

あなたの会社が、中小規模事業者(従業員100人以下で、5,000人以上の個人情報を保有せず、個人番号関係事務の委託を受けない事業者)に該当すれば、策定は求められておりません。

5. 取扱規程等の策定

あなたの会社が、中小規模事業者に該当するのであれば、策定は求められません。

ただし、上記1. ?3. の「明確化」と事務取扱担当者が将来変更になった場合の確実な引き継ぎと責任者による確認は必須です。

安全管理措置

以下に安全管理措置の内容をまとめておきます。中小規模事業者の場合は、簡略化した対応策で容認されます。

小さな会社の対応策はかなり限定的ですが、個人情報を5,000人分以上保有する個人情報取扱事業者に該当するような会社では、しっかりとした対策が求められています。

(出所:マイナンバーガイドライン入門

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小さな会社のマイナンバー制度への対応(2)

前回は、事業者の規模を問わず、すべての事業者がマイナンバー制度の適用対象になることを説明しました。

小さな会社でも個人番号を対応が必要

小さな会社では、どのような場合に個人番号を取り扱うことになるのでしょうか?

事業者が従業員等から個人番号の提供を受けて、これを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等へ提出する」場合が該当します。

ほとんどの会社は、社員さんやパートさんに給与を支払っていると思います。

その場合、源泉徴収票、給与支払報告書に社員さんやパートさんの個人番号を記載することになります。

また、税理士さんに顧問料を支払っている場合、支払調書に税理士さんの個人番号を記載することになります。

そのため、社員さんやパートさん、あるいは税理士さんから、あらかじめ本人の個人番号の提供を受けておく必要があります。

こうした個人番号を取り扱う業務のことを、個人番号関係事務といいます。

つまり、社員さんやパートさんを雇っているすべての事業者が個人番号関係事務を行うこととなります。

小さな会社も個人番号関係事務を行わざるを得ないのです。

個人番号関係事務に課せられる重い義務

小さな会社は、「小さな」という言葉通り、少人数で運営されています。

日常の業務やそれに関連する事務処理だけでも、少人数でこなすのは大変。

そういった会社が多いと思います。

そこへ、2015年の年末以降に「個人番号関係事務」が新たに加わってきます。

この「個人番号関係事務」には、企業規模に関係なく、次の義務が課せられます。

ここでは、次の3つの観点から確認しましょう。

  1. 個人番号の利用制限
  2. 個人番号の安全管理
  3. 個人番号の提供制限

個人番号の利用制限

個人番号は、番号法により利用目的が限定的に定められています。

企業では、源泉徴収票及び社会保障の手続書類に従業者等の個人番号を記載して行政機関や健康保険組合などに提出する場合(上記、個人番号関係事務)以外では、利用できません。

たとえば、個人番号を使って社員を管理すれば義務違反になります。

社員管理は、個人番号関係事務ではないので、その目的では利用できません。

やっかいなのは、個人情報保護法との違いです。

個人情報保護法では、本人が同意すれば、どのような利用目的でも個人情報を利用できます。

そこで、「社員管理のために個人番号を使う」という利用目的に対して、社員の同意をとればいいだろう、と考える社長様もいらっしゃるかもしれません。

でも、これは、アウトです。

本人の同意があったとしても、個人番号関係事務以外では利用してはいけません。

小さな会社のマイナンバー制度への対応(1)

近頃テレビでマイナンバーのCMをみませんか

当事務所では、強みを守るための社内体制作りの一貫として、情報セキュリティ対策や個人情報保護対策のお手伝いをしております。

この個人情報に関して、現在大きな動きがあります。

最近テレビでも政府広報がスタートしましたので、徐々に認知度も高まっているようです。

それは、2016年1月1日よりスタートするマイナンバー制度です。

それに先立ち、今年2015年(平成27年)10月より、全国民に対して個人番号の通知が始まります。

マイナンバー制度ってなんですか

マイナンバー制度というのは、内閣官房のページで公開されている「番号制度の概要」という資料によると、導入の趣旨は

番号制度は、複数の機関に存在する個人の情報を同一人の情報であるということの確認を行うための基盤であり、社会保障・税制度の効率性・透明性を高め、国民にとって利便性の高い公平・公正な社会を実現するための社会基盤(インフラ)である。

と説明されています。

そして、「社会保障・税・災害対策の各分野で番号制度を導入」することによって、

  • より正確な所得把握が可能となり、社会保障や税の給付と負担の公平化が図られる
  • 真に手を差し伸べるべき者を見つけることが可能となる
  • 大災害時における真に手を差し伸べるべき者に対する積極的な支援に活用できる
  • 社会保障や税に係る各種行政事務の効率化が図られる
  • ITを活用することにより添付書類が不要となる等、国民の利便性が向上する
  • 行政機関から国民にプッシュ型の行政サービスを行うことが可能となる

などの効果が得られるということです。

そのために、次の4つの条件を満たす個人番号が全国民に付番されます。

?悉皆性(住民票を有する全員に付番)
?唯一無二性(1人1番号で重複の無いように付番)
?「民-民-官」の関係で流通させて利用可能な視認性(見える番号
?最新の基本4情報(氏名、住所、性別、生年月日)と関連付けられている

この個人番号の通知が、今年(2015年)の10月にスタートするのです。

住基ネットとは全く違います

「同じような話を聞いた」とお思いの方もあるかもしれません。

そう、「住基ネット(住民基本台帳ネットワークシステム)」です。

こちらは、総務省の管轄です。総務省のホームページによると

住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)は、住民の方々の利便性の向上と国及び地方公共団体の行政の合理化に資するため、居住関係を公証する住民基本台帳をネットワーク化し、全国共通の本人確認ができるシステムとして構築するものです。

と説明されています。つまり、「住基ネット」の名称通り、住民基本台帳をネットワーク化したものです。

住民基本台帳とは、何でしょうか。これも総務省のホームページによると

住民基本台帳は、氏名、生年月日、性別、住所などが記載された住民票を編成したもので、住民の方々に関する事務処理の基礎となるものです。
 住民基本台帳の閲覧や住民票の写しの交付などにより、住民の方々の居住関係を公証するとともに、以下に掲げる事務処理のために利用されています。

選挙人名簿への登録
国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認
児童手当の受給資格の確認
学齢簿の作成
生活保護及び予防接種に関する事務
印鑑登録に関する事務                  など

先日統一地方選挙が実施されましたが、ここでも「住基ネット」が利用されていた、ということですね。

事務処理の対象に「国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認」が挙げられています。

一方、上記マイナンバー制度の概要で確認したように、個人番号も「社会保障・税・災害対策の各分野で」導入されます。

そこで、税金を使って、「住基ネット」と同じようなことをするのは、無駄ではないか。

とお考えかもしれません。

しかし、「住基ネット」と「マイナンバー制度」とは、全く異なります。

「住基ネット」は、行政内部での仕組みですので、企業は全く関係ありません。

企業側には、基本的に対策は必要ありません。

マイナンバー制度は企業のとって一大事です

ところが、「マイナンバー制度」は、「民-民-官」の関係で流通させて利用します。

あなたの会社でも「個人番号」を流通させる必要があります。

これが「一大事」なのです。

個人番号を会社で流通させることを、個人番号関係事務といいます。

そしてこの事務を行う者(つまり、あなたの会社です)には、次のような義務が課せられます。

  1. 事務に必要な限度で個人番号を利用しなければならない
  2. 事務の委託先を適切に管理しなければならない
  3. 個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない
  4. 個人番号の取得時の本人確認措置を講じなければならない
  5. 個人番号を含む個人情報のデータベースを作成してはならない

これを読んで、「我が社は個人情報保護について対策を行っているから大丈夫」と思われた社長様、要注意です。

個人情報保護対策をやっているから大丈夫は危険

思い起こせば、個人情報保護法が完全施行された2005年(平成17年)4月1日の前後にも、企業や団体などにおける過剰反応などが全国で発生して、大騒ぎになりました。

このとき、多くの企業では、個人情報保護について、一定の対応を行ったと思います。

それからちょうど10年。

この間、いくつかの大きな個人情報漏洩事件が発生して、その時には注目を浴びましたが、それを自社にも当てはめて、真剣に対応している企業は、少ないのではないでしょうか。

また、小さな会社においては、「あれは大企業の話。当社には関係ない」とお考えの社長も多いと思います。

故意に情報を盗んだ個人は罰せられますが、大規模な個人情報を漏洩した会社そのものが罰せられたという話も聞きません。

個人情報保護法にも罰則規定はありますが、それは、

  • 個人情報保護法の規定に違反した事業者には、主務大臣が勧告する。
  • 勧告に従わないときにはその勧告に係る措置をとるべきことや違反を是正するために必要な措置をとることを命ずることができる。
  • この命令に違反すると6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処せられることがある。

というもので、「勧告⇒措置命令⇒罰金等」とまずは勧告からです。

マイナンバー法では懲役刑も科せられます

しかも、処罰の対象となる事業者は、取り扱う個人情報が5,000人を超えるような事業者(これに該当する事業者を「個人情報取扱事業者」といいます)だけです。

ところが、マイナンバー法では、たとえば

  • 個人番号利用事務等を行う者が、正当な理由なく個人番号を提供した場合、4年以下の懲役や200万円以下の罰金が科せられる。

のです。

いきなり懲役や罰金が科せられるのです。

故意ではなく不注意で個人番号を漏洩したとしても、個人番号関係事務を行う者に課せられる「個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない」という義務違反になるのは明らかだと思います。

つまり、個人番号関係事務を行う者に対して、個人情報保護法より格段に厳しい罰則を科すことに、マイナンバー法はなっています。

少人数の会社だから関係ない、は通用しません。

個人番号は取り扱う件数には関係ありません。

確かに従業員の数が100人以下の事業者には特例的対応が「ガイドライン」には記載されていますが、それでもそれらを実施するとなると相当の準備が必要と思われます。

個人情報保護法が完全施行された時よりも、遙かに社会的な関心が高まると思われます。

マイナンバー制度がスタートする前後であれば、たとえ1件でも漏洩すると、大きく報道され、事業遂行に大きなダメージを受ける可能性があります。

個人番号の通知開始まで、半年を切りました。

十分な時間があるとはいえません。

あなたの会社でも、しっかりと対応を進めてください。

それが、あなたの会社の強みを守ることにつながります。

早い目の相談が社長を救う

前回は、売上減少に直面した場合に陥りがちな思考とそれによる対応の遅れが、倒産という致命的な状況に至るプロセスをお話ししました。

最悪の結果を招かないためにはどうしたらよいのでしょうか。

社長は、孤独です。心を割って話せる相手が、社内には居ないことが多いのではないでしょうか。親しい社長がいれば、経営者同士の悩みを話し合うことも可能でしょうが、見栄が邪魔したりして、ぶっちゃけ本当の所まで話せる相手は希かも知れません。

経営相談で一番残念なのが、「打つ手がない状態」にまで至っている場合です。

具体的には、リスケ等により資金を調達する手段がなく、社長からの借り入れも限界に達していて、仕入先にも無理を言って待ってもらっている。しかも、営業キャッシュフローが黒字の事業が一つもない。

こうなると本当に厳しいです。資金ショートまでの猶予時間がない上に、短時間で状況を劇的に改善する方法も、普通は見つかりません。

現金をかき集めて、とりあえず弁護士さんに相談にいってもらうしか方法がありません。

赤字が出始めた時に相談していただければ、黒字化するための対応策をご提案し、その実行を支援するだけの時間的な余裕があったのですが。

経営資源というと、「人、モノ、カネ、情報」と一般には言いますが、実は「時間」も大切な資源です。経営戦略論でも、時間概念に関係する理論として「タイムベース競争戦略」や「リアル・オプション」がありますね。

「時間」というと、効率性概念で語られることが多いですが、ここでは「先行性」に着目しています。つまり「もっと早く行動する」ということです。自分であれこれ対策が考えられる状態で、専門家に相談するということです。

「来週の手形が落とせない」という状況では、辣腕弁護士でも、打てる手はほとんどないでしょう。これが、せめて半年前であれば、会社そのものを生き残らせる手がいろいろあります。

たとえば、キャッシュを生んでいる部門を足を引っ張っている部門から切り離し、別会社として独立させる方法、いわゆる「第二会社方式」を利用することも可能です。

この方法は、別に経営が危機に瀕している会社にだけ有効なわけではなく、事業承継にも使えるツールです。儲けている会社では、別会社を作り、経費を上手に分担するなどして、利益の最大化を図ったりしています。これも広い意味では、第二会社ですね。

?キャッシュを生んでいる事業がある、?借金が過大で返済に相当の年月がかかるか、返済不能である、?第二会社の運転資金程度を出資してくれる親族、友人などがいる、こうした条件を満たすのであれば、早い目に第二会社を設立しておくのが良いと思います。

ある画期的なノウハウについてセミナーで話を聞いた人のうち、それを実行に移す人はごく少数です。

でも、あなたは実行に移す人となってください。

こうして会社は倒産する

売上が落ち、キャッシュが窮屈になってくると、まずはキャッシュアウトを止めようとします。不要不急の出費を押さえ、役員報酬の支払いをストップしたり、減額したり。このあたりは、比較的簡単にできますから、実施されている会社も多いことでしょう。

こうした初期の対策を実施して売上の回復を待つわけですが、日本では人口減少に伴い経済のパイ自体が縮小傾向にあります。多くの市場でマーケットが小さくなっています。ですから、市場が拡大しているような希有な業界に属していない限り、売上を回復させるのは容易ではありません。

これまで経験したことのないような対前年比売上減に直面すると、希望的な気持ちもあって、「これは例外。時間が経てば以前の売上に回復するだろう」と考えがちです。そして決算を迎えます。大きな営業赤字。

売上回復期待から以前の売上ベースの固定費を維持していますから、当然です。ここに至って、固定費の削減に取り組み始めますが、「固定費」というくらいですから、ちょっとやそっとのことではなかなか削減出来ません。

思いつく削減策は、どれも相当の痛みを伴います。なかなか踏ん切りがつきません。

そうこうする間に、何ヶ月かは売上が前年並みに持ち直す時期もあったりして、下がり続けるでもなく、回復するでもない、方向感の定まらない状況です。これが、また思い切った策を実施することをためらわせます。

そして、また決算。抜本的な対策はできていませんが、経費削減には努めましたから赤字幅は縮小。それでも営業赤字。あるいは「二期連続赤字はまずい」ということで、かろうじて黒字決算で終えられたでしょうか。

外部環境の変化とそれへの対応の遅れから、営業ベースでの赤字体質になっていますが、まだそれには気付けないことが多いですね。

営業ベースで赤字であれば、借入金の返済原資はありません。借金は永久に返せない状態です。しかし、商売を続けていれば、それなりにお金は回っていますから、キャッシュは窮屈ですが、まだ危機感はありません。

このような状況で、金融円滑化法を利用して据え置き期間付きのリスケを金融機関が認めてくれると、元金の返済がストップするので、資金繰りが一気に楽になります。

1年くらいの据え置き期間ですと、売上回復期待で漫然と時間を費やし、再度のリスケ依頼に陥りそうです。

それでもこの時点では、「倒産」というような切迫した危機感はないのが普通ですから、痛みを伴う固定費削減に取り組めば良い方で、結局無為に時が流れます。

役員報酬の未払いが膨らみ、役員借入金も限界、リスケしているので金融機関からの資金調達も困難。親しい仕入先には支払を猶予してもらいつつ、何とか資金を回している状態。

ここまで来るとかなり危機的な状態です。

担保を処分して会社をたたむことも考えますが、借金が残るのが普通ですから、それもできません。

整理解雇するまでもなく、社員も一人減り二人減りし、その分の仕事を社長や家族で分担してどうにか仕事を回していますが、そんな無理は長続きしません。過労から、仕事のミスで取引先を怒らせたり、不注意が原因の事故が起こったりしがちな頃です。ご用心ください。

「倒産」や「自己破産」も現実のものとして考え始めますが、取引先に迷惑をかけることが重荷だったり、学校に通う子供がいたりすると、そのことも心を痛めます。

こうして、また時間が流れていきます。

売掛金を回収すると、そのお金が会社に留まることなくすぐ支払に回され、まとまった現金が会社に滞留することがありません。

自己破産するにも、弁護士費用として相応の現金が必要です。最低でも百万円は必要でしょう。かつては何ということもなかった百万円が、ここに至っては、どうにも捻出出来ません。

これが最悪のケースでしょうか。

一体どうすれば良かったのでしょう。

以上は架空のストーリーですが、ベンチャー企業の倒産までの経緯を詳細につづったベストセラーがあります。

実際の倒産は、上記のように単純ではないのですが、しかし、その原因と責任はすべて社長です。このことだけは、会社の規模には関係ありません。