小さな会社のマイナンバー制度への対応(1)

近頃テレビでマイナンバーのCMをみませんか

当事務所では、強みを守るための社内体制作りの一貫として、情報セキュリティ対策や個人情報保護対策のお手伝いをしております。

この個人情報に関して、現在大きな動きがあります。

最近テレビでも政府広報がスタートしましたので、徐々に認知度も高まっているようです。

それは、2016年1月1日よりスタートするマイナンバー制度です。

それに先立ち、今年2015年(平成27年)10月より、全国民に対して個人番号の通知が始まります。

マイナンバー制度ってなんですか

マイナンバー制度というのは、内閣官房のページで公開されている「番号制度の概要」という資料によると、導入の趣旨は

番号制度は、複数の機関に存在する個人の情報を同一人の情報であるということの確認を行うための基盤であり、社会保障・税制度の効率性・透明性を高め、国民にとって利便性の高い公平・公正な社会を実現するための社会基盤(インフラ)である。

と説明されています。

そして、「社会保障・税・災害対策の各分野で番号制度を導入」することによって、

  • より正確な所得把握が可能となり、社会保障や税の給付と負担の公平化が図られる
  • 真に手を差し伸べるべき者を見つけることが可能となる
  • 大災害時における真に手を差し伸べるべき者に対する積極的な支援に活用できる
  • 社会保障や税に係る各種行政事務の効率化が図られる
  • ITを活用することにより添付書類が不要となる等、国民の利便性が向上する
  • 行政機関から国民にプッシュ型の行政サービスを行うことが可能となる

などの効果が得られるということです。

そのために、次の4つの条件を満たす個人番号が全国民に付番されます。

?悉皆性(住民票を有する全員に付番)
?唯一無二性(1人1番号で重複の無いように付番)
?「民-民-官」の関係で流通させて利用可能な視認性(見える番号
?最新の基本4情報(氏名、住所、性別、生年月日)と関連付けられている

この個人番号の通知が、今年(2015年)の10月にスタートするのです。

住基ネットとは全く違います

「同じような話を聞いた」とお思いの方もあるかもしれません。

そう、「住基ネット(住民基本台帳ネットワークシステム)」です。

こちらは、総務省の管轄です。総務省のホームページによると

住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)は、住民の方々の利便性の向上と国及び地方公共団体の行政の合理化に資するため、居住関係を公証する住民基本台帳をネットワーク化し、全国共通の本人確認ができるシステムとして構築するものです。

と説明されています。つまり、「住基ネット」の名称通り、住民基本台帳をネットワーク化したものです。

住民基本台帳とは、何でしょうか。これも総務省のホームページによると

住民基本台帳は、氏名、生年月日、性別、住所などが記載された住民票を編成したもので、住民の方々に関する事務処理の基礎となるものです。
 住民基本台帳の閲覧や住民票の写しの交付などにより、住民の方々の居住関係を公証するとともに、以下に掲げる事務処理のために利用されています。

選挙人名簿への登録
国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認
児童手当の受給資格の確認
学齢簿の作成
生活保護及び予防接種に関する事務
印鑑登録に関する事務                  など

先日統一地方選挙が実施されましたが、ここでも「住基ネット」が利用されていた、ということですね。

事務処理の対象に「国民健康保険、後期高齢者医療、介護保険、国民年金の被保険者の資格の確認」が挙げられています。

一方、上記マイナンバー制度の概要で確認したように、個人番号も「社会保障・税・災害対策の各分野で」導入されます。

そこで、税金を使って、「住基ネット」と同じようなことをするのは、無駄ではないか。

とお考えかもしれません。

しかし、「住基ネット」と「マイナンバー制度」とは、全く異なります。

「住基ネット」は、行政内部での仕組みですので、企業は全く関係ありません。

企業側には、基本的に対策は必要ありません。

マイナンバー制度は企業のとって一大事です

ところが、「マイナンバー制度」は、「民-民-官」の関係で流通させて利用します。

あなたの会社でも「個人番号」を流通させる必要があります。

これが「一大事」なのです。

個人番号を会社で流通させることを、個人番号関係事務といいます。

そしてこの事務を行う者(つまり、あなたの会社です)には、次のような義務が課せられます。

  1. 事務に必要な限度で個人番号を利用しなければならない
  2. 事務の委託先を適切に管理しなければならない
  3. 個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない
  4. 個人番号の取得時の本人確認措置を講じなければならない
  5. 個人番号を含む個人情報のデータベースを作成してはならない

これを読んで、「我が社は個人情報保護について対策を行っているから大丈夫」と思われた社長様、要注意です。

個人情報保護対策をやっているから大丈夫は危険

思い起こせば、個人情報保護法が完全施行された2005年(平成17年)4月1日の前後にも、企業や団体などにおける過剰反応などが全国で発生して、大騒ぎになりました。

このとき、多くの企業では、個人情報保護について、一定の対応を行ったと思います。

それからちょうど10年。

この間、いくつかの大きな個人情報漏洩事件が発生して、その時には注目を浴びましたが、それを自社にも当てはめて、真剣に対応している企業は、少ないのではないでしょうか。

また、小さな会社においては、「あれは大企業の話。当社には関係ない」とお考えの社長も多いと思います。

故意に情報を盗んだ個人は罰せられますが、大規模な個人情報を漏洩した会社そのものが罰せられたという話も聞きません。

個人情報保護法にも罰則規定はありますが、それは、

  • 個人情報保護法の規定に違反した事業者には、主務大臣が勧告する。
  • 勧告に従わないときにはその勧告に係る措置をとるべきことや違反を是正するために必要な措置をとることを命ずることができる。
  • この命令に違反すると6か月以下の懲役または30万円以下の罰金に処せられることがある。

というもので、「勧告⇒措置命令⇒罰金等」とまずは勧告からです。

マイナンバー法では懲役刑も科せられます

しかも、処罰の対象となる事業者は、取り扱う個人情報が5,000人を超えるような事業者(これに該当する事業者を「個人情報取扱事業者」といいます)だけです。

ところが、マイナンバー法では、たとえば

  • 個人番号利用事務等を行う者が、正当な理由なく個人番号を提供した場合、4年以下の懲役や200万円以下の罰金が科せられる。

のです。

いきなり懲役や罰金が科せられるのです。

故意ではなく不注意で個人番号を漏洩したとしても、個人番号関係事務を行う者に課せられる「個人番号の適切な管理ために必要な措置をとらなければならない」という義務違反になるのは明らかだと思います。

つまり、個人番号関係事務を行う者に対して、個人情報保護法より格段に厳しい罰則を科すことに、マイナンバー法はなっています。

少人数の会社だから関係ない、は通用しません。

個人番号は取り扱う件数には関係ありません。

確かに従業員の数が100人以下の事業者には特例的対応が「ガイドライン」には記載されていますが、それでもそれらを実施するとなると相当の準備が必要と思われます。

個人情報保護法が完全施行された時よりも、遙かに社会的な関心が高まると思われます。

マイナンバー制度がスタートする前後であれば、たとえ1件でも漏洩すると、大きく報道され、事業遂行に大きなダメージを受ける可能性があります。

個人番号の通知開始まで、半年を切りました。

十分な時間があるとはいえません。

あなたの会社でも、しっかりと対応を進めてください。

それが、あなたの会社の強みを守ることにつながります。

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